Blogreeks Portfoliomanagement - Blog 2: Organisatiegebonden portfolio's, definitie en typen

Welke portfolio’s heeft u in uw organisatie?

Dit is wel een heel algemene vraag, zonder te weten wat een portfolio dan is of kan zijn. Zelf ben ik al jarenlang bezig op het gebied van project portfolio management en dan met name met IT/ IV projecten. In deze blog ga ik breder kijken welke type portfolio’s binnen organisaties voorkomen, deze noem ik als groep organisatiegebonden portfolio’s (in de vorige blog is het gegaan over persoonsgebonden portfolio’s).

Voor deze blogreeks heb ik nader onderzoek gedaan naar welke type portfolio’s je tegenkomt binnen organisaties. Dat levert een heel divers beeld op, zowel op type portfolio’s als de organisaties die hier gebruik van maken.

Deze blog focust zich op de typen portfolio’s, de volgende blog wordt gekeken waar organisaties portfolio’s inzetten.

Basisdefinitie van organisatiegebonden portfolio

Allereerst wil ik een algemene definitie neerzetten van een organisatiegebonden portfolio.

Een organisatiegebonden portfolio is:

Een bewust afgebakend, dynamisch veranderend geheel van gelijksoortige portfolio-objecten, waarmee (het management van) een organisatie continu wil sturen, in lijn met de doelstellingen en strategie van de organisatie.

In de onderstaande figuur is dit gevisualiseerd.

Een portfolio-object kan daarbij gaan om allerlei typen objecten (dus niet alleen tastbaar) en betreft dan vooral informatie over het object en niet het object zelf.

Een organisatie kan meerdere verschillende portfolio’s hebben (van verschillende typen), die ook weer in samenhang met elkaar worden gebruikt in de sturing van de organisatie.

De benaming portfolio

In de praktijk van organisaties kom je soms andere benamingen tegen i.p.v. portfolio, terwijl wel aan de kenmerken van een portfolio is voldaan. Dat is natuurlijk prima en biedt mogelijk kansen om systematieken van portfoliomanagement toe te voegen aan de sturing en beheersing van het ‘portfolio’.

Zo wordt in overheidsorganisaties vaak gewerkt met programma’s of opgaven die een permanent karakter hebben, gericht op het bereiken van bepaalde (maatschappelijke) doelen. Uitvoering van projecten e.a. wordt dan onder de vlag van een programma of opgave gedaan. Deze opgaven kunnen dan ook als een portfolio worden gezien.

Typen organisatiegebonden portfolio’s

Op basis van onderzoek op internet heb ik zo’n 25 typen organisatiegebonden portfolio’s gevonden. Daarbij is het niet zozeer het doel geweest om volledigheid na te streven, maar vooral om inzicht te krijgen in de variëteit van portfolio-object typen.

De onderstaande portfolio-object typen zijn hier gevonden:

Op basis van een analyse van de gevonden typen portfolio-objecten heb ik een indeling gemaakt om deze object typen te verdelen over de volgende 5 groepen.

Portfolio-object typen gegroepeerd op karakter

Als we nu de gevonden object typen in een figuur opnemen, dan ziet dat er als volgt uit.

De waarde van deze wijze van groeperen zit er ook in dat het karakter van de portfolio-object typen verschillend is, daarmee ook de dynamiek en de wijze waarop deze kan worden bestuurd. Maar dat zullen we in latere blogs nog wel uitwerken.

Ten tweede maakt deze groepering ook duidelijk dat portfolio-object typen verder gaan dan Initiatief objecten (waar vaak in het portfoliomanagement vakgebied de meeste aandacht naar uitgaat) en dat portfolio’s en portfoliomanagement dus bredere toepassing hebben.

Organisatiemodel voor plaatsing portfolio-object typen

Voor een vertaling naar een organisatie is deze groepering nog niet passend. Bij portfoliomanagement wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen Run-the-Business en Change-the-Business. Ook het onderscheid tussen Business en IT kan relevant zijn voor de indeling van de objecttypen.

Speciaal hiervoor is het onderstaande model gemaakt, dat wordt daarna kort toegelicht.

Het model kent de volgende lagen:

• Organisatie en Extern (Blauwe laag) Hier kan een onderscheid gemaakt worden tussen portfolio-object typen die binnen het mandaat/ opdrachtgeverschap van de organisatie vallen en die (deels) erbuiten vallen.

• Organisatie Niveau en Sturing (Groene laag) In deze laag kun je bepalen of een portfolio-object type specifiek inhoud bevat van de hele organisatie of bij grotere organisaties van concern -danwel business unit niveau. Het komt ook voor dat hetzelfde objecttype zowel op concern- als business unit niveau voorkomt.Vb: een productportfolio kan zowel op concern – als BU niveau voorkomen.Tevens kun je onderscheiden of een portfolio objecten bevat die zich bevinden op strategisch, tactisch of operationele sturingsniveau.Vb: een projectportfolio kan zich bijv. beperken tot strategische projecten

• Run-the-business en Change-the-business/ Business en IT (oranje/ bruine laag) Waar Run-the-Business vooral gaat over de reguliere organisatie processen en besturing, gaat het bij Change-the-business over alle activiteiten die gaan over vernieuwing.Het 2e onderscheid is waar business gaat over de business processen, gaat IT over de IT processen, systemen e.a. die ondersteunend zijn aan de business processen.

Nu we het organisatiemodel hebben toegelicht, kunnen we de volgende stap zetten.

Portfolio-object typen geplaatst in het organisatiemodel

De volgende stap is nu het plaatsen van de portfolio-object typen in het organisatiemodel. Dat blijkt niet altijd even makkelijk. Toch lukt het veel gevallen wel, waarmee we wat meer overzicht kunnen hebben op de verschillende portfolio-object typen.

Dit model gaat ons ook helpen om concrete portfolio’s in een organisatie te plotten.

Als afsluiting van deze blog heb ik voorbeelden van enkele portfolio’s uit de praktijk.

·         Een groot voedingsmiddelen concern heeft per divisie een product portfolio

·         Een onderwijsinstelling heeft een portfolio op alle strategisch IT projecten op concern niveau

·         Een overheidsorganisatie heeft een IT applicatie portfolio met al haar IT applicaties

·         Een energiebedrijf heeft een portfolio met alle windmolenparken (Asset portfolio)

Afhankelijk van aard, omvang en uitdagingen van een organisatie, kan er dus voor worden gekozen om portfolio’s als hulpmiddel te gebruiken in de besturing van de organisatie.

Uiteraard is dat afhankelijk van de specifieke organisatie(-kenmerken) en zal dus altijd ‘maatwerk’ zijn.

Nieuwsgierig naar de volgende blog in deze reeks?

Daarin gaan we onderzoeken wat voor portfolio’s we in welk type organisaties tegenkomen. Hierbij gaan we ook de scope (reikwijdte) van portfolio’s bekijken, een belangrijke keuze als portfoliomanagement gaat worden ingezet.

Meer weten over wat Hogt Portfoliomanagement kan betekenen?

Kijk verder op onze website op www.hogt-portfoliomanagement.nl